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Condiciones de préstamo

Para su uso


  • USUARIOS

El auditorio y las aulas del Archivo de Bogotá pueden ser utilizados por las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y por las entidades distritales que los requieran para desarrollar actividades misionales y/o de formación de los servidores públicos vinculados a ellas.

  • RESERVA DEL ESPACIO

Con un mínimo tres (3) y un máximo de treinta (30) días se realiza la confirmación de disponibilidad del espacio a solicitar, vía telefónica, con Natalia Loaiza Mesa, en el PBX 3813000, Ext. 5301 o al correo nloaiza@alcaldiabogota.gov.co. Una vez confirmada la disponibilidad, se reservará el espacio por un plazo de tres (3) días calendario. Dentro de este término la entidad solicitante deberá formalizar la solicitud.

  • SOLICITUD ESCRITA

El uso de los espacios del Archivo de Bogotá deberá solicitarse con mínimo cuarenta y ocho (48) horas de anticipación, mediante escrito dirigido a Julio Roberto Garzón Padilla, asesor de la Dirección Archivo de Bogotá.

  • Contenido de la solicitud:

  1. Nombre de la entidad pública del orden Distrital que requiere el servicio.

  2. Nombre de los espacios requeridos, así: auditorio, aula múltiple tipo A, B y/o C

  3. Nombre del evento y descripción sucinta

  4. Fechas y horario en que se requiere el uso de los espacios

  5. Nombre y número telefónico del coordinador del evento

  6. Descripción de los servicios adicionales solicitados

  7. Número telefónico o dirección de correo electrónico para envío de la autorización de uso

  • CONFIRMACIÓN

Una vez formalizada la solicitud y confirmada la vigencia de la reserva del espacio, se informará acerca de la autorización del uso del mismo y las condiciones de este préstamo.

  • CONDICIONES DEL PRÉSTAMO

El Archivo de Bogotá cuenta con un circuito cerrado de televisión y un equipo humano de vigilancia privada, que coadyuva en la seguridad de bienes y personas que ingresan a estas instalaciones. Sin embargo, los organizadores, conferencistas y asistentes del evento programado que ingresen al edificio equipos o mobiliario son responsables por su custodia y cuidado. Por consiguiente, ni la Dirección Archivo de Bogotá ni la compañía de vigilancia contratista son responsables de posibles pérdidas o daños que sufran estos bienes en nuestras instalaciones.

El registro de equipos portables en la puerta principal del Archivo de Bogotá es una acción que facilita la identificación de su propietario durante su posterior retiro, más no se constituye en un recibo en custodia o aceptación de responsabilidad por posibles pérdidas.

En el espacio no es posible el consumo de bebidas, comidas ni cigarrillo.

La entidad prestataria es responsable por los daños y/o pérdidas que sean imputables a los asistentes u organizadores del evento programado.

Sólo se entregará el espacio para su uso una vez que el coordinador del evento que se designe haya recibido a satisfacción el mismo.

Este funcionario tendrá la obligación de restituirlo una vez finalice el evento.

Por razones de salud ocupacional y seguridad, sólo se permitirá el ingreso de asistentes hasta completar el cupo máximo del espacio asignado.

La reserva podrá ser cancelada por la Secretaría General para atender eventos programados por el Despacho del señor alcalde Mayor o del secretario General y que no sean susceptibles de programación en una fecha, horario o espacio diferente.

La coordinación de las actividades necesarias para llevar a cabo el evento programado deberá realizarse con Natalia Loaiza Mesa, en el PBX 3813000, Ext. 5301

  • INGRESO Y RETIRO DE MATERIALES Y EQUIPOS

El USUARIO y cualquier participante exhibidor o asistente están obligados a presentar en la portería del Archivo de Bogotá el inventario discriminado (original y dos copias) de todos los materiales o equipos que ingresen, conservando una copia para su posterior retiro a la terminación del evento.

Concluido el evento, el USUARIO debe retirar todos los elementos de su propiedad, dentro  del horario establecido para tal propósito, pues el Archivo de Bogotá carece de bodegas para almacenar elementos y no se hace responsable de ellos.
 
La autorización del ingreso y/o retiro de materiales y equipos debe ser solicitada a la administración del Archivo de Bogotá con por lo menos un (1) día de anticipación.

  • CUSTODIA DE MATERIALES Y EQUIPOS

Durante la realización del evento, es responsabilidad exclusiva del Usuario el controlar y vigilar el acceso, así como la custodia y cuidado de los materiales o equipos que se encuentran a su disposición, ya sean éstos de su propiedad o de terceros.

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